L’ordinanza n°2020-321 del 25 marzo 2020 autorizza la tenuta delle riunioni degli organi sociali collegiali di società civili e commerciali, consorzi (GIE), cooperative, mutue, associazioni e fondazioni, dal 12 marzo 2020 e fino al 31 luglio 2020 (salvo eventuale proroga fino al 30 novembre 2020) e l’adozione delle relative delibere tramite conferenza telefonica o audiovisiva o consultazione scritta, nonostante lo statuto non lo preveda.
L’organo competente per convocare l’assemblea (o il rappresentante legale della società che agisce su delega di quest’organo) decide se essa debba tenersi senza la presenza fisica dei partecipanti.
La possibilità di organizzare riunioni tramite conferenza telefonica, audiovisiva o consultazione scritta riguarda non solo la tenuta delle assemblee dei soci ma anche quelle degli organi di direzione (ad esempio per la chiusura dei conti).
I mezzi tecnici utilizzati devono trasmettere almeno la voce dei partecipanti e soddisfare le caratteristiche tecniche che consentono la ritrasmissione continua e simultanea delle delibere al fine di permettere l’identificazione dei partecipanti e di garantire la loro partecipazione effettiva.
L’ordinanza precisa le condizioni per instaurare queste modalità eccezionali in funzione dei vari organi e tipi societari.
Non saranno sanzionate con la nullità le assemblee o riunioni degli organi collegiali di società i cui membri non sono stati convocati tramite posta come legalmente o statutariamente previsto.
I membri e le altre persone che hanno il diritto di assistere a queste riunioni (il revisore ad esempio) devono essere convocati e/o informati della tenuta non fisica della riunione tramite qualsiasi mezzo che permetta di assicurare loro l’informazione effettiva sulla data e l’ora della riunione e sulle condizioni secondo cui potranno esercitare i loro diritti. La convocazione tramite comunicazione elettronica potrà essere ritenuta valida.
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