La negoziazione commerciale segue tre tappe fondamentali, regolate da un calendario preciso: la comunicazione delle Condizioni Generali di Vendita (CGV), la negoziazione e la convenzione unica.
La normativa varia a seconda dei prodotti. Esiste un regime generale semplificato e dei regimi rafforzati per i prodotti a largo consumo, i prodotti alimentari, i prodotti destinati ad essere integrati nella produzione altrui, i prodotti alimentari e quelli a marchio distributore. Nella presente esponiamo essenzialmente il regime generale della convenzione unica e quello applicabile ai prodotti di largo consumo, cioè i prodotti non durevoli a forte frequenza e ricorrenza di consumo.
L’obbiettivo del legislatore è di ottenere più trasparenza nella determinazione finale del prezzo concordato con la grande distribuzione, tenendo in considerazione i vari aspetti dell’operazione, al fine di arrivare ad un prezzo più equo per i fornitori e i consumatori finali.
Calendario della negoziazione
La comunicazione delle CGV è il punto di partenza delle trattative tra i fornitori e i distributori.
I fornitori devono quindi comunicare le loro CGV entro un termine ragionevole prima del primo marzo, data entro la quale deve essere firmata la convenzione unica che riassume il risultato della negoziazione commerciale.
Tuttavia, per i prodotti di largo consumo, i fornitori devono comunicare ai distributori le loro CGV entro il 1° dicembre di ogni anno, cioè 3 mesi prima della scadenza del 1° marzo.
Per questi stessi prodotti, ed entro un termine ragionevole dalla comunicazione delle Condizioni Generali di Vendita, i distributori devono notificare per iscritto la loro accettazione delle CGV oppure i motivi per i quali le rifiutano o, quando ne sia il caso, le clausole delle CGV che intendono negoziare.
Per i prodotti soggetti ad un ciclo di commercializzazione particolare, il calendario è leggermente diverso. Le CGV devono essere comunicate entro un termine ragionevole prima dell’inizio del periodo di commercializzazione dei prodotti e la convenzione unica deve essere firmata entro due mesi dall’inizio del periodo di commercializzazione dei prodotti.
Per i prodotti a largo consumo soggetti ad un ciclo di commercializzazione particolare, le CGV devono essere comunicate due mesi prima dell’inizio del periodo di commercializzazione dei prodotti.
Condizioni Generali di Vendita
Le CGV devono almeno prevedere:
– il listino dei prezzi unitari,
– le eventuali riduzioni di prezzo concesse abitualmente,
– le condizioni di pagamento (modalità e termini, compresi gli interessi moratori) e
– le modalità di vendita del venditore. (art. 441-1 c.com)
Non è obbligatorio redigere le CGV ma se esistono è obbligatorio comunicarle. È possibile, inoltre, prevedere condizioni generali di vendita diverse a seconda delle varie categorie di acquirenti.
Le CGV devono essere comunicate attraverso un supporto durevole. Si privilegia quindi la redazione di un documento scritto. La comunicazione può avvenire tramite internet, se vi è la possibilità di poterle scaricare e conservare.
Convenzione unica
La convenzione unica annuale o pluriannuale (uno, due o tre anni) riassume il risultato delle negoziazioni commerciali tra il fornitore e il distributore.
La convenzione unica può prendere la forma di un documento unico o di un contratto-quadro con annessi contratti esecutivi.
In caso di convenzione pluriannuale, si devono prevedere sia le modalità secondo cui il prezzo convenuto è rivisto annualmente sia le modalità per mettere gli accordi in conformità con eventuali nuove disposizioni legali.
La convenzione unica semplificata del regime generale (art. L441-3 c.com) è sottoscritta con qualsiasi distributore, ivi incluso i grossisti e le centrali di acquisto. Deve menzionare:
- le condizioni della vendita dei prodotti e le eventuali riduzioni di prezzo;
- i servizi di cooperazione commerciale messi in atto dal distributore e volti a promuovere la commercializzazione dei prodotti; ad esempio, la messa in posizione privilegiata dei prodotti del fornitore sui cataloghi di vendita o sul sito internet del distributore o sulla testa di scaffale nel supermercato;
- gli obblighi intesi a favorire il rapporto commerciale tra il fornitore e il distributore, relativi in generale alla relazione di compravendita, ad esempio i servizi logistici;
- le prestazioni fornite da un’entità estera alla quale il distributore francese è direttamente o indirettamente collegato.
La convenzione deve dettagliare ognuna di queste prestazioni menzionando il loro oggetto, la data di esecuzione delle prestazioni previste, le modalità di esecuzione, la remunerazione e i prodotti oggetto di tali prestazioni.
La convenzione del regime rinforzato previsto per i prodotti di largo consumo (art. L441-4 c.com) è sottoscritta con qualsiasi distributore, ad eccezione dei rivenditori all’ingrosso. La convenzione deve menzionare oltre a quello già previsto per la convenzione unica standard:
– il richiamo delle tariffe e delle CGV del fornitore o le loro modalità di consultazione;
– il fatturato previsionale dei prodotti che si intende acquisire
– gli accordi relativi ai nuovi strumenti promozionali, ad esempio carta fedeltà o buoni acquisto, i quali devono essere contrattualizzati sotto forma di mandato.
Consigli pratici
In caso di disaccordo su alcune disposizioni del testo della convenzione proposta dal distributore si consiglia di negoziare e firmare un emendamento alla convenzione, altrimenti di inviare una lettera di riserve listando le disposizioni sulle quali non si è d’accordo e le relative proposte di modifica.
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